Bij COBELAL BV hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u als klant, leverancier en bezoeker van deze website te informeren over hoe we zorg dragen voor uw persoonsgegevens en wat we met uw gegevens doen.
1 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?
Cobelal BV, met ondernemingsnummer 0408.456.706 met zetel te 3012 Leuven, Aarschotsesteenweg 84 is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die zij uitvoert met de gegevens van haar klanten, prospecten, leveranciers en websitebezoekers
Binnen de groep van ondernemingen waartoe de verwerkingverantwoordelijke behoort, werd een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid, die toezicht houdt op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt deze persoon contacteren via privacy@arvesta.eu.
2 Welke gegevens verzamelen we via onze website?
In dit onderdeel leggen we uit welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken via de website, waarvoor we dat doen en op basis van welke rechtsgrond. Daarnaast geven we ook aan hoe lang we uw gegevens bewaren.
Contactformulier
Via onze website kan u met ons contact opnemen middels het online contactformulier. Als u dit doet, verzamelen we in dat kader uw voornaam, naam, e-mailadres en de door u gestelde vraag of enige andere opmerking. We hebben een gerechtvaardigd belang om de gegevens die u doorgeeft te verzamelen, dit om uw bericht te kunnen beantwoorden. We houden deze gegevens niet langer bij dan noodzakelijk om uw vragen te beantwoorden of de door u gevraagde informatie te kunnen bezorgen.
Nieuwsbrieven
Via de website kan u zich inschrijven om e-mails te ontvangen met informatie over onze producten, onze evenementen, tips, advies,…. Om u in te schrijven voor de nieuwsbrief verzamelen we uw e-mailadres, de taal waarin u de nieuwsbrieven wil ontvangen en uw voorkeuren. Wij versturen de nieuwsbrieven op basis van uw toestemming.
U kan op elk moment aangeven dat u deze nieuwsbrieven niet meer wilt ontvangen. Hoe u dat kunt doen kan u lezen onder titel 7.
We houden deze gegevens bij totdat u de verwijdering ervan zelf uitvoert of aan ons vraagt om dit uit te voeren overeenkomstig artikel 7.
Evenementen
We organiseren regelmatig evenementen waarvoor u zich via de website kan inschrijven. Voor deze inschrijving verzamelen wij standaard uw voornaam, naam en uw e-mailadres. Deze gegevens verwerken wij om uw inschrijving voor het evenement te verwerken, uw inschrijving te bevestigen, u te informeren over het evenement en, desgevallend, eventuele vragen van u te beantwoorden. Uw gegevens worden gewist van zodra deze niet meer nodig zijn voor bovengenoemde doeleinden.
Wedstrijden
Wij organiseren regelmatig wedstrijden waaraan u vrijblijvend kan deelnemen. Voor deze wedstrijden verzamelen wij standaard uw naam, voornaam, e-mailadres of andere contactgegevens. Het is mogelijk dat voor een bepaalde wedstrijd er andere gegevens verzameld worden, dit kan o.a. afhankelijk zijn van het type wedstrijd, het medium waarop de wedstrijd wordt georganiseerd (bv. op sociale media) en de wijze waarop een gewonnen prijs zal worden overhandigd aan de winnaars. Meer info vindt u in het wedstrijdreglement van de betreffende
wedstrijd. Deze gegevens gebruiken wij om uw deelname te registreren, na te gaan of u voldoet aan de wedstrijdvoorwaarden, u te contacteren over de uitslag van de wedstrijd en om -desgevallend- de prijs aan u te overhandigen. Door deel te nemen aan de wedstrijd gaat u akkoord met deze verwerking van uw gegevens. We houden uw gegevens bij gedurende de duur van de wedstrijd (inclusief het beheer en de afhandeling daarvan) en tot maximaal één jaar nadien voor het geval u ons nog zou contacteren in verband met een wedstrijd.
3. Welke gegevens verzamelen we van u als leverancier?
Welke gegevens?
We kunnen de volgende gegevens verzamelen: Naam, adres, BTW-nummer, GSM-nummer, telefoonnummer, faxnummer, VLM gegevens (exploitantnummer, exploitatienummer), sanitelnummer, bedrijfstype, bankrekeningnummer, taal, website leverancier. Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie, telefoonnummer en emailadres verzamelen.
Deze gegevens hebben we mondeling, telefonisch of via e-mail van u verkregen, via gegevens op de facturen, via onze vertegenwoordigers die met u contact hebben gehad of via andere vennootschappen uit de groep Arvesta, waartoe Cobelal behoort.
Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?
Uw gegevens worden in de eerste plaats gebruikt om de handelsrelatie tussen ons optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren en op te volgen. Concreet gebruiken we uw gegevens voor onder meer het houden van een leveranciersadministratie, het opstellen en uitsturen van bestellingen, opstellen en uitsturen van aankoopborderellen, verwerken en betalen van inkomende facturen en daarover communiceren. Deze verwerkingen voeren wij uit omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.
Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid.
Hoe lang houden we uw gegevens bij?
We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze onmiddellijk verwijderd.
4 Geven we uw gegevens door of verkopen we uw gegevens?
We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.
Voor de uitvoering van onze dienstverlening en in het kader van de hoger gemelde verwerkingsdoeleinden kunnen wij uw gegevens wel delen met:
– Dienstverleners die ten behoeve van ons en in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken(zoals bv. datacenters, administratieve dienstverleners, IT Service Providers, drukkerijen, mailingbureaus, websitebouwer,…). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd;
– De vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op https://arvesta.eu. Dit voor de centralisatie van de klanten-, en -leveranciersadministratie en voor prospectie-doeleinden. Wat dat laatste betreft kunnen deze vennootschappen uw gegevens gebruiken voor prospectie en om u te contacteren over hun producten en/of diensten waarvan zij en/of wij menen dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn omdat deze bv. complementair zijn aan producten/diensten die u reeds afneemt bij ons. Zij kunnen u hieromtrent contacteren. U heeft te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen deze doorgifte van uw gegevens en het gebruik daarvan door een of meer van onze groepsvennootschappen. Hoe u dat doet leest u onder titel 7;
– Overheid en overheidsinstellingen: om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld;
Verder kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.
Tot slot kunnen we uw gegevens in het kader van een fusie, overname, (partiële) splitsing of enige andere bedrijfstransactie ook delen met en overdragen aan de derde partij (bv. koper, opslorpende vennootschap,…) die betrokken is bij deze bedrijfstransactie. Ook in een eventuele voorafgaande fase kunnen wij als onderdeel van een onderzoek met betrekking tot het (uitvoeren) van dergelijke transactie uw gegevens delen met de betrokken derde en/of hun adviseurs. In dergelijk geval zorgen wij er steeds voor dat wij enkel de gegevens overmaken die relevant en noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Deze doorgiftes doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang omdat de derde partij aan de hand van de verkregen gegevens de bedrijfsactiviteiten en de algemene werking van de onderneming kan verderzetten. Verder laat dit laatstgenoemde ook toe om de lopende overeenkomsten met klanten, leveranciers,… verder te zetten.
5 Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.
Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
6 Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?
U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in uw persoonsgegevens. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren. U heeft ook het recht om ons in bepaalde gevallen te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde verwerking niet meer te gebruiken.
Tot slot heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.
Als u geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen met o.a. info over onze activiteiten, producten en diensten, promoties, … of geen alerts meer wenst te ontvangen via Whatsapp, dan kunt u zich daar op elk moment tegen verzetten. U kan zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mails met de nieuwsbrieven, onderaan het whatsapp bericht of via uw account, dat u heeft aangemaakt op onze website. U kan ons ook steeds contacteren via onderstaande contactgegevens:
Per e-mail naar privacy@arvesta.eu of per post naar het adres vermeld onder titel 1.
Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan u bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestigen in geval van redelijke twijfel hierover.
Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.
Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, voor Nederlandse klanten de Autoriteit Persoonsgegevens en voor Frankrijk is dit La Commision Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
7 Wijzigingen in deze verklaring
Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.
Laatste update privacyverklaring: mei 2025